Kuidas valida kinnisvara haldusfirmat?

Haldusfirma valik mõjutab kinnisvara igapäevast toimimist: seda, kui süsteemselt on tööd korraldatud, kui hästi on kulud kontrolli all ning kui palju jääb omaniku või korteriühistu juhatuse enda töökoormuseks. Allpool on kokku võetud, mida tasub enne otsuse tegemist läbi mõelda ja võrrelda.

1. Tea, mida haldusteenus tähendab

Vastavalt EVS 807:2024 käsitlusele tähendab kinnisvara haldamine vastutust kinnisvara jätkuva olemasolu eest, tagades selle füüsilise, juriidilise, majandusliku ja sotsiaalse säilimise kasutamisega seotud protsesside juhtimise ja kirjeldamise kaudu.

Haldustegevused võib jagada järgmiselt:

• kinnisvaraobjekti haldamiseks ettevalmistamine, objekti haldamise ülevõtmine ja konsulteerimine
• tehnohoolduse korraldamine
• heakorratööde korraldamine
• remonttööde korraldamine
• informatsiooni liikumise korraldamine osapoolte vahel
• tehnosüsteemide abil tagatavate teenuste vahendamise korraldamine
• tugiteenuste osutamise korraldamine
• kinnisvaraobjekti omanikule vajalike lisateenuste korraldamine
• muud haldustegevused

Haldusfirma pakkumisi võrreldes tasub seetõttu vaadata mitte ainult hinda, vaid ka seda, millised haldustegevused kokkulepitud teenuse sisse tegelikult kuuluvad.

2. Kontrolli haldusfirma kogemust ja tegevuspiirkonda

Vaata, milliste kinnisvaratüüpidega haldusfirma igapäevaselt töötab. Ärihoonete, büroopindade ja teiste ärikinnisvara objektide haldamine võib eeldada teistsugust korraldust kui korterelamute ja korteriühistute haldamine.

Oluline on ka teenusepakkuja tegevuspiirkond ning see, kas meeskonnal on kogemust sinu objektiga sarnase kinnisvara haldamisel.

R Haldus OÜ meeskonnal on üle 20 aasta kinnisvarahalduse kogemust ning teenuseid osutatakse Tallinnas ja Harjumaal. Peamised kliendid on ärikinnisvara omanikud ja korteriühistud.

3. Uuri kinnisvarahalduri töökoormust

Küsi, kes hakkab olema sinu objekti kinnisvarahaldur ehk igapäevane kontaktisik ning milline on tema olemasolev töökoormus.

Ainuüksi hallatavate objektide arv ei anna täielikku pilti, sest objektid erinevad nii suuruse, tehnilise keerukuse kui ka vajaliku töömahu poolest. Oluline on mõista, kas halduril on sinu objektiga sisuliseks tegelemiseks piisavalt aega ja tuge.

Tasub küsida näiteks:

• mitu objekti haldur igapäevaselt haldab
• millist tüüpi ja kui mahukad need objektid on
• kes asendab haldurit puhkuse või eemaloleku ajal
• kas halduril on vajadusel kasutada teiste spetsialistide või meeskonna tuge
• kuidas on korraldatud kiiret lahendamist vajavate küsimuste käsitlemine

Hea haldusteenuse puhul ei sõltu objekti toimimine ainult ühe inimese vabast ajast, vaid töökorraldus peab toetama kokkulepitud ülesannete täitmist.

4. Vaata, kuidas korraldatakse tehnohooldust

Plaanipärane tehnohooldus aitab vähendada ootamatute rikete riski ning annab parema ülevaate hoone tehnosüsteemide seisukorrast. Seetõttu tasub uurida, kuidas haldusfirma hooldust korraldab ja dokumenteerib.

• kas hooldustööd on plaanipärased ja ette planeeritud
• kuidas peetakse arvestust tehtud tööde ja dokumentatsiooni üle
• kuidas korraldatakse tehnosüsteemide hooldus
• milline on kokkulepitud kord rikete käsitlemiseks

Oluline on eristada haldust ja tööde teostamist: kinnisvarahalduri ülesanne on korraldada, et vajalikud tööd saaksid õigel ajal ja kokkulepitud mahus tehtud.

5. Uuri, kuidas toimub eelarvestamine ja kulude kontroll

Hea haldusteenuse juurde kuulub arusaadav ülevaade kuludest. Küsi, kuidas koostatakse eelarve, planeeritakse tulevasi töid ning küsitakse töövõtjatelt pakkumisi.

• eelarve koostamise põhimõtted
• hooldus- ja remondikulude planeerimine
• pakkumiste küsimine ja võrdlemine
• tööde prioriseerimine, kui vajadusi on rohkem kui vahendeid
• omanikule või korteriühistule arusaadav kuluülevaade

Kulude kontroll ei tähenda ainult võimalikult madala hinna otsimist. Tähtis on ka tööde vajaduse, mahu ja kvaliteedi läbipaistvus.

6. Hinda kommunikatsiooni ja läbipaistvust

Suur osa igapäevasest rahulolust sõltub sellest, kui selgelt liigub info omaniku, juhatuse, halduri ja teenusepakkujate vahel.

• selge tööjaotus
• regulaarne info objekti olukorra kohta
• dokumenteeritud otsused
• ülevaade tehtud ja planeeritud töödest
• konkreetne kontaktisik, kelle poole pöörduda

Enne lepingu sõlmimist tasub kokku leppida ka see, millisel kujul ja kui sageli infot vahetatakse.

7. Võrdle pakkumisi teenuse sisu, mitte ainult hinna järgi

Kaks pakkumist võivad esmapilgul tunduda sarnased, kuid sisaldada väga erinevat töömahtu.

Madalam hind ei pruugi tähendada soodsamat terviklahendust, kui osa vajalikest tegevustest arveldatakse hiljem eraldi. Seetõttu tasub pakkumiste võrdlemisel vaadata eelkõige seda, millised tegevused on hinna sees, millised lisatasu eest ning kuidas on määratletud haldusfirma vastutus.

8. Küsi enne lepingu sõlmimist õiged küsimused

Enne otsust tasub haldusfirmalt küsida vähemalt järgmist:

• Millised tegevused kuuluvad kuutasu sisse?
• Millised tööd või tegevused arveldatakse eraldi?
• Kes on objekti igapäevane kontaktisik?
• Milline on selle halduri töökoormus?
• Kuidas korraldatakse tehnohooldust?
• Kuidas dokumenteeritakse tehtud tööd?
• Kuidas korraldatakse remonditöid?
• Kuidas toimub eelarvestamine ja aruandlus?
• Kuidas toimub info liikumine omaniku või juhatusega?
• Milline on lepingu lõpetamise kord?

Millal tasub kaaluda haldusfirma vahetamist?

Partneri vahetamine ei pea olema esimene samm, kuid mõned olukorrad annavad märku, et koostöö vajab ülevaatamist.

• teenuse sisu ei ole selge
• vajalikud tööd jäävad korduvalt korraldamata
• puudub ülevaade dokumentatsioonist või kuludest
• kommunikatsioon ei vasta kokkulepitule
• kinnisvara vajadused on muutunud ja senine lahendus ei kata neid

Enne haldusfirma vahetamist tasub kaardistada, mis praeguses koostöös ei toimi ja millist tulemust uuelt partnerilt oodatakse. See muudab ka pakkumiste võrdlemise sisulisemaks.

Kinnisvara haldusfirma Tallinnas ja Harjumaal

R Haldus OÜ pakub kinnisvara haldusteenust Tallinnas ja Harjumaal ärikinnisvara omanikele ja korteriühistutele. Teenuse ulatus lepitakse kokku vastavalt konkreetse objekti vajadustele.

Kui soovid hinnata oma kinnisvara haldusvajadust või võrrelda olemasolevat lahendust, küsi R Haldus OÜ-lt pakkumist.